Die Otto Group hat ihren Whistleblowing-Prozess digitalisiert
Das BKMS-Hinweisgeber*innen-Portal, genannt SpeakUp, gibt Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen, Dienstleister*innen und aufmerksamen Bürger*innen die Möglichkeit, Compliance-Verstöße innerhalb der Otto Group zu melden.
Faires und gesetzeskonformes Handeln ist die Grundlage aller Konzernunternehmen: Es ist das, was Kund*innen und Partner*innen in aller Welt dazu befähigt, den Konzernunternehmen zu vertrauen. Unethisches oder rechtswidriges Verhalten innerhalb der Gruppe kann die Reputation der gesamten Otto Group immens schädigen und folglich die Existenz der Gruppe gefährden.
Was ist Whistleblowing?
Unter Whistleblowing versteht man das Aufzeigen von Fehlverhalten einer Person innerhalb einer Organisation oder einer Organisation selbst, bei einer dafür zuständigen Stelle. Fehlverhalten kann sowohl illegale Handlungen wie Korruption / Bestechung und Betrug als auch Compliance- und Ethikverstöße – von der vorsätzlichen Missachtung von Standards bis hin zur Diskriminierung am Arbeitsplatz – umfassen.
Wir bei OI stehen für Fairness in allen unseren geschäftlichen Beziehungen und sind uns bewusst, dass alle unsere Stakeholder*innen eine wichtige Rolle bei der Wahrung dieses Wertes spielen. Jede*r, der / die Bedenken oder einen Verdacht über mögliches Fehlverhalten eines / einer OI-Mitarbeitenden hat, unabhängig von dessen / derer Position, sollte SpeakUp besuchen und dem Prozess folgen, um einen Bericht einzureichen.
Das BKMS-Portal
SpeakUp wird vom Business Keeper Management System (BKMS) implementiert. Es handelt sich um eine modulare digitale Plattform, die es ermöglicht, potenzielle Verstöße unabhängig von der Tageszeit oder dem geografischen Standort des / der Hinweisgebenden zu melden. Das System erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung General Data Protection Regulation und garantiert ein Höchstmaß an Schutz für Hinweisgeber*innen und private Daten. Es erfüllt auch die anspruchsvolleren Anforderungen der EU-Hinweisgeber*innenschutz-Richtlinie.
Mit dem BKMS setzt die Otto Group einen international einheitlichen Whistleblowing-Standard für alle Konzernunternehmen. Das schnelle Erkennen von nicht-konformem Verhalten ermöglicht ein entschlossenes, frühzeitiges Handeln, das Schäden für den Konzern sowie Auswirkungen auf seine Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen verhindern kann. Darüber hinaus helfen Verdachtsfälle, Bereiche im Konzern aufzuzeigen, die einer weiteren Prüfung unterzogen werden müssen, um finanzielle Schäden und Reputationsrisiken zu vermeiden.
Was ist zu melden?
Der Konzern möchte Einzelpersonen dazu ermutigen, mögliche Fälle von Compliance-Verstößen zu melden. Dies kann sich auf Verstöße gegen Gesetze, gegen die Richtlinien des Verhaltenskodex der Gruppe sowie auf Verstöße gegen unternehmensinterne Regelungen der Gruppe oder ihrer Gesellschaften beziehen.
Im Einzelnen können sich Meldungen beziehen auf:
- Bestechung, Unterschlagung
- das Fordern oder Annehmen von Vorteilen von bestehenden und potenziellen Geschäftspartner*innen
- Interessenkonflikte, Vetternwirtschaft
- Urkundenfälschung, vorsätzliches Fehlverhalten, grobe Fahrlässigkeit
- Nötigung, Diskriminierung
Auf Wunsch können Hinweisgeber*innen ihre Meldungen völlig anonym abgeben. Um dies zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Hinweisgeber*innen keine Daten eingeben, die auf sie selbst zurückgeführt werden können. Darüber hinaus sollten die Hinweisgeber*innen ihre Meldung möglichst nicht über ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Gerät abgeben.
Überlegungen für eine/n Whistleblower*in
Richtige Verhaltensweisen:
- Beschreiben Sie detailliert, was Ihrer Kenntnis nach stattgefunden hat.
- Nennen Sie den Hintergrund und den Kontext Ihres Anliegens, indem Sie, wenn möglich, Namen, Daten, Orte und relevante Dokumente angeben.
- Leiten Sie jede/n, der ein solches Anliegen mit Ihnen bespricht, an diese Seite und an SpeakUp weiter.
- Machen Sie Ihr Anliegen bekannt, wenn Sie auf etwas Verdächtiges stoßen.
Falsche Verhaltensweisen:
- Ignorieren Sie eine beunruhigende Situation.
- Versuchen Sie, die Situation selbst zu untersuchen.
- Mischen Sie sich in eine Untersuchung einer besorgniserregenden Situation ein.
- Diskutieren Sie Ihren Bericht oder den Untersuchungsprozess mit anderen.
Es ist nicht immer leicht zu beurteilen, ob das, was man gesehen, gehört oder erlebt hat, regelkonform ist; deshalb ist es besser, einen Bericht zu viel als einen zu wenig einzureichen. Klicken hier, um einen Bericht einzureichen.
